Importancia de una política de uso restringido de celulares
“El celular, aunque reconocido como una herramienta útil en casos de emergencia, se ha convertido en un “esclavizador” de usuarios y, en ocasiones, constituye una distracción que impide se puedan realizar las labores en forma segura, eficiente, con calidad y que se ofrezca un servicio de excelencia, tanto a los clientes internos como externos.
Es por las razones y riesgos anteriores, que se establece como política el uso restringido de los celulares, teléfonos inteligentes y/o dispositivos móviles como tabletas electrónicas propiedad de las personas que laboran en la organización”.
Así inicia la primer política de uso
restringido de celulares y dispositivos móviles personales, que COVIRE ha
desarrollado para nuestros Clientes (si lo deseas Adquiérela aquí..)
En los últimos 8 años, el uso de celulares se
ha transformado de ser “importante” a “no poder vivir sin ellos” y aún falta mucho
por ver.
Los efectos que la interacción desde el
interior de las organizaciones hacia el exterior a través de los cada vez más
versátiles dispositivos de comunicación, son día a día más impactantes en
aspectos como la atención, el servicio al cliente, la seguridad, la
productividad y, en una palabra, en la competitividad.
Esto se ha convertido en una preocupación para
muchas organizaciones; algunas establecen mecanismos de prohibición de acceso
de dichos dispositivos a las áreas de trabajo; otras se limitan a señalar y
disciplinar por evento.
Las principales causas por las que se debe considerar
establecer una política de uso restringido de celulares son:
Seguridad: La falta de atención y desconcentración provocada por atender una
llamada, responder un texto o ver la última publicación en la red social; es
fuente de incidentes laborales y, desafortunadamente, de accidentes que han
terminado en tragedias. El alcance de los riesgos no se limita a la práctica de
atender el celular al conducir un vehículo (mismo que puede tratarse de un
montacargas); sino a golpes, machucones y cortadas, ya sea de la persona que
atendió el celular o de las personas a su alrededor.
Productividad: Si bien los dispositivos móviles amplían la posibilidad de respuesta
rápida a una comunicación de negocio; es un hecho que la proporción de tiempo
dedicado a atender aspectos del trabajo, es mucho menor que el dedicado a la
navegación, el entretenimiento y a la “socialización”. Incluso la expectativa
de una respuesta a través del dispositivo, hace que las personas pierdan el
enfoque en las tareas de valor agregado para la organización. La desatención en
las reuniones de trabajo, pueden provocar desde una falta de compromiso a los
acuerdos, la pérdida de elementos clave para la toma de decisiones; hasta
provocar acuerdos “light” con el fin de terminar la reunión y poder “atender al
dispositivo”.
Atención
a los Clientes: La falta de atención a los Clientes,
tanto internos como externos; han provocado quejas que afectan la imagen de las
organizaciones; en especial de aquellas en las que el servicio al Cliente es un
factor clave de negocio; además de la afectación de las relaciones entre los
miembros de la organización. Este aspecto es el que ha originado en países como
España y Uruguay, entre otros, a establecer normas legales que prohíben el uso
del celular en centros de trabajo.
Clima
Laboral: Es una realidad que las relaciones entre los
miembros de una organización se ven afectadas por el uso excesivo de los dispositivos móviles, o por la falta de
consideración hacia los demás al utilizarlos. Los problemas van desde la desatención cuando una persona habla, hasta el
utilizar el reproductor de música sin audífonos. No tener en cuenta estos
elementos, pueden generar altercados y hasta riñas entre los miembros de una organización.
En COVIRE consideramos que la mejor forma de
administrar y generar conciencia organizacional con respecto del uso de los
dispositivos móviles personales, debe hacerse a través de una política formal,
documentada y específica que permita a las personas, conocer lo que está
permitido y cuándo; entender los porqués de las restricciones, y tomar las decisiones
de actuación, con pleno conocimiento de las consecuencias en caso del incumplimiento.
Nuestra premisa fundamental es tratar a los
miembros de la organización como adultos, para que, en reciprocidad, se
comporten como tales.
Encontrar el equilibrio que permita la
convivencia positiva y productiva entre los miembros de la organización y las
tecnologías de comunicación, es parte de las ocupaciones fundamentales de las organizaciones
del siglo 21.
Si tienes dudas de la forma de establecer una
política de uso restringido de celulares y otros dispositivos móviles, ponemos a tu disposición un archivo en MS Word con los aspectos básicos de la política y que te permitirá adecuarla a las necesidades de tu organización. Adquiérelo aquí.